Privacy Policy – ENGLISH

The website accessible at the URL address www.energysquare.co (hereinafter referred to as the “Site”) is published by the company energysquare, a simplified joint stock company with share capital of 10 781,00 €, registered in the trade and companies register de Créteil under number 815 400 692 whose head office is located at 5, avenue du Général De Gaulle – 94160 Saint-Mandé (hereinafter referred to as “energysquare”). The persons who can access the Site are called the “User”.

Article 1: Collection of personal data

energysquare, in its exchanges with the User, required to process, for its own account, the personal data of the Use. This data (i) has been communicated to energysquare by a form available on the website and (ii) subsequently during its various exchanges with energysquare. This information is necessary to allow the User to obtain information on the services offered by energysquare. energysquare will not process any personal data other than those described in this privacy policy, without the express prior consent of the User.

Article 2: Legal basis of processing

In accordance with the applicable legislation on data protection, the processing of personal data implemented by energysquare is based on one of the legal bases referred below.

2.1 User Consent

When Users browse the website, energysquare may be required to install various cookies on the storage space of their terminal (eg. computer, mobile devices). Before installing cookies on the User’s terminal, energysquare collects the latter’s consent by a “cookie banner”. In addition, the User has previously consented to the processing of his personal data, by clicking on the “submit” button when sending the due form to energysquare.

2.2 Compliance with a legal obligation to which energysquare is subject

The processing of User’s personal data implemented by energysquare may be imposed by a legal obligation (e.g. Decree No. 2011-219 of February 25, 2011 relating to the retention of data allowing the identification of any person who contributed to the creation of online content).

2.3 Legitimate interest of energysquare

energysquare has a legitimate interest, which authorize it to collect and process the personal data of Users who visit the website (eg. setting up commercial prospecting operations with its prospects). In this context, energysquare ensures that the processing implemented is necessary for the realization of its legitimate interest and that it does not infringe the interests and fundamental rights of Users.

Article 3: Categories of personal data collected and processed

energysquare may need to collect, store, and process the following categories of personal data: (i) Identification data (eg surname, first name (s), postal address, profession); (ii) Connection data (eg IP address, logs). energysquare does not have and will not collect any information relating to ethnic origins, religious beliefs, political opinions, mores, sexual orientation, or genetic characteristics.

Article 4: Purposes of processing

The personal data collected by energysquare is processed for the following purposes: (i) respond to requests for information from the User. (ii) carry out operations relating to its commercial relationship with the User (eg: responding to requests for quotes from the User); (iii) monitor the “customer relationship”, such as carrying out satisfaction surveys or handling complaints; (iv) carry out commercial solicitation operations; (v) develop trade statistics; (vi) manage requests to exercise the rights listed in Article 5 below.

Article 5: Rights of the persons concerned

Users have a right of access, modification, opposition, limitation, portability, rectification, to define directives relating to the fate of their data after their death and to delete their personal data, the latter being conditioned on compliance with the following rules: (i) The request comes from the person himself and is accompanied by a copy of an up-to-date identity document. (ii) The request must be made in writing to the following address: legal@energysquare.co In support of the right to data portability, the information requested by the User will be provided in electronic form, unless expressly requested otherwise. Regarding the right to delete the User’s personal data, this will not apply in cases where the processing is implemented to meet a legal obligation.

Article 6: Retention of data

The personal data of the User in connection with a request for information on the services offered by energysquare (e.g. surname, first name (s), email address) are kept for a period of one (1) years from their collection. The statistics of audience measurements are not kept for a period exceeding twelve (12) months. In the event of litigation, all information, and documents containing User’s personal data tending to establish the disputed facts may be kept for the duration of the proceedings, including for a period longer than those indicated above. Certain data may be archived beyond the durations provided for the purposes of researching and prosecuting criminal offenses for the sole purpose of allowing, as needs, the provision of these data to the judicial authority. Archiving implies that this data is anonymized and can no longer be consulted online but is extracted and stored on an autonomous and secure medium.

Article 7: Recipients of data

The personal data of the User collected and processed by energysquare are strictly confidential. energysquare may be required to transfer certain personal data of the User. This transfer will be done temporarily and securely to third parties in certain occasions: (i) the operation and maintenance of the website (eg host of the website); (ii) in order to respond to an injunction from the legal authorities. As such, when the third party concerned is located outside the European Union, or in a country that does not have adequate regulations within the meaning of the GDPR, energysquare oversees its contractual relationship with this third party by adopting an appropriate contractual mechanism.

Article 8: Cookies

energysquare also uses Internet audience analysis cookies allowing it to better understand User behavior. These tools collect information and generate reports on the statistics of use of the website without the Users necessarily being personally identified by the third party that provides this cookie (eg Google). Each User retains the possibility of refusing cookies by configuring their Internet browser: -Internet Explorer™ -Safari™; -Chrome™; -Firefox™; -Opera™; -Edge™.

Article 9: Statistical use of anonymous data

As part of its activity, energysquare collects, processes, and stores statistical data relating to the use of the Site and relating to the activities of Users. These usage data, which can be transmitted to third parties, are anonymous and do not under any circumstances identify Users, even indirectly.

Privacy Policy – FRANçAIS

Le site Internet accessible à l’adresse URL www.energysquare.co (ci-après dénommé le « Site ») est édité par la société energysquare, société par actions simplifiée au capital social de 10 195,00 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Créteil sous le numéro 815 400 692 dont le siège social est situé au 5, avenue du Général De Gaulle – 94160 Saint-Mandé (ci-après dénommée « energysquare »). Les personnes pouvant accéder au Site sont dénommées les « Utilisateurs »

Article 1: Collecte de données à caractère personnel

energysquare, dans ses relations avec l’Utilisateur, est amenée à traiter, pour son propre compte, des données à caractère personnel de l’Utilisateur lesquelles données (i) lui ont été communiquées par ce dernier suite à l’envoi d’un formulaire de collecte disponible sur le Site et (ii) ultérieurement au cours de ses divers échanges avec energysquare. Ces informations sont nécessaires pour permettre à l’Utilisateur d’obtenir des informations sur les services proposés par energysquare. energysquare ne procèdera à aucun autre traitement de données à caractère personnel autre que ceux décrits au sein de la présente politique de confidentialité, sans le consentement exprès et préalable de l’Utilisateur.

Article 2: Bases légales du traitement

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par energysquare s’appuient sur l’une des bases légales visées ci-après.

2.1 Consentement des Utilisateurs

Lorsque les Utilisateurs naviguent sur le Site, energysquare peut être amenée à installer divers cookies sur l’espace de stockage de leur terminal (p. ex. ordinateur, appareil mobile). Avant d’installer des cookies sur le terminal de l’Utilisateur, energysquare recueille le consentement de ce dernier par le biais d’un « bandeau-cookie ». En outre, l’Utilisateur a préalablement consenti au traitement de ses données à caractère personnel, en cliquant sur le bouton « submit » lors de l’envoi du formulaire de collecte à energysquare.

2.2 Respect d’une obligation légale à laquelle energysquare est soumise

Les traitements de données à caractère personnel des Utilisateurs mis en œuvre par energysquare peuvent être imposés par une obligation légale lui incombant (p. ex. le décret n° 2011-219 du 25 février 2011 relatif à la conservation des données permettant d’identifier toute personne ayant contribué à la création d’un contenu mis en ligne).

2.3 Intérêt légitime d’energysquare

energysquare dispose d’un intérêt légitime l’autorisant à collecter et traiter les données à caractère personnel des Utilisateurs qui visitent le Site (p. ex. mise en place des opérations de prospection commerciale auprès de ses prospects). Dans ce cadre, energysquare veille à ce que le traitement mis en œuvre soit nécessaire à la réalisation de son intérêt légitime et qu’il ne porte pas atteinte aux intérêts et droits fondamentaux des Utilisateurs.

Article 3: Catégories des données à caractère personnel collectées et traitées

energysquare pourra être amenée à recueillir, stocker et traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes : Données d’identification (p. ex. nom, prénom(s), adresse postale, profession) ; Données de connexion (p. ex. adresse IP, logs). energysquare ne dispose pas et ne recueillera aucune information relative aux origines ethniques, aux croyances religieuses, aux opinions politiques, aux mœurs, à l’orientation sexuelle ou aux caractéristiques génétiques.

Article 4: Finalités du traitement

Les données à caractère personnel collectées par energysquare sont traitées pour les finalités suivantes : – répondre aux demandes d’information de l’Utilisateur ;

  • effectuer les opérations relatives à sa relation commerciale avec l’Utilisateur (p. ex. répondre aux demandes de devis de l’Utilisateur) ;
  • opérer le suivi de la « relation client », tel que la réalisation d’enquêtes de satisfaction ou la gestion des réclamations ;
  • réaliser des opérations de sollicitations commerciales ;
  • élaborer des statistiques commerciales ;
  • érer les demandes d’exercice des droits énumérés à l’article 5 ci-dessous.

Article 5: Droits des personnes concernées

Les Utilisateurs disposent d’un droit d’accès, de modification, d’opposition, de limitation, de portabilité, de rectification, de définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès et de suppression de leurs données à caractère personnel, ces derniers étant conditionnés au respect des règles suivantes : – La demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;

  • La demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : legal@energysquare.co
    Au visa du droit à la portabilité des données, les informations demandées par l’Utilisateur lui seront fournies sous une forme électronique, sauf demande expresse contraire.
    S’agissant du droit à la suppression des données personnelles de l’Utilisateur, ce dernier ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

Article 6: Conservation des données

Les données personnelles de l’Utilisateur en relation avec une demande d’information sur les services proposés par energysquare (p. ex. nom, prénom(s), adresse email) sont conservées pendant une durée d’un (1) ans à compter de leur collecte. Les statistiques de mesures d’audience ne sont pas conservées pour une durée supérieure à douze (12) mois. En cas de procédure contentieuse, toutes informations, documents et pièces contenant des données personnelles de l’Utilisateur tendant à établir les faits litigieux peuvent être conservés pour la durée de la procédure, y compris pour une durée supérieure à celles indiquées ci-dessus. Certaines données pourront être archivées au-delà des durées prévues pour les besoins de la recherche, de la constatation et de la poursuite des infractions pénales dans le seul but de permettre, en tant que besoins, la mise à disposition de ces données à l’autorité judiciaire. L’archivage implique que ces données soient anonymisées et ne soient plus consultables en ligne mais soient extraites et conservées sur un support autonome et sécurisé.

Article 7: Destinataires des données

Les données personnelles de l’Utilisateur collectées et traitées par energysquare sont strictement confidentielles. energysquare pourra être amenée à transférer de manière temporaire et sécurisée à des tiers certaines données personnelles de l’Utilisateur lorsque cela est nécessaire : à l’exploitation et à la maintenance du Site (p. ex. hébergeur du Site); afin de répondre à une injonction des autorités légales. A ce titre, lorsque le tiers concerné est situé en dehors de l’Union européenne, ou dans un pays ne disposant pas d’une réglementation adéquate au sens du RGPD, energysquare encadre sa relation contractuelle avec ce tiers en adoptant un dispositif contractuel approprié.

Article 8: Cookies

energysquare utilise également des cookies d’analyse d’audience Internet lui permettant de mieux comprendre le comportement des Utilisateurs. Ces outils collectent des informations et génèrent des rapports sur les statistiques d’utilisation du Site sans que les Utilisateurs soient nécessairement identifiés personnellement par le tiers qui fournit ce cookie (p. ex. Google). Chaque Utilisateur conserve la possibilité de refuser les cookies en configurant son navigateur Internet : -Internet Explorer™ -Safari™; -Chrome™; -Firefox™; -Opera™; -Edge™.

Article 9: Utilisation statistique de données anonymes

Dans le cadre de son activité, energysquare collecte, traite et stocke des données statistiques relatives à l’utilisation du Site et relatives aux activités des Utilisateurs. Ces données d’utilisation, qui peuvent être transmises à des tiers, sont anonymes et ne permettent en aucun cas d’identifier les Utilisateurs, même de manière indirecte.